adjoint administratif - H/F

Le service des admissions est placé sous la responsabilité de la Direction. Il/elle a une mission globale d'accueil, de constitution et de suivi des dossiers administratifs des personnes hébergées en structure permanente et temporaire. Une polyvalence est attendue afin de pouvoir remplacer ponctuellement l'agent en charge de la comptabilité et des contrats "prestataires
vos activités seront
- accueil physique et téléphonique des résidents, des familles, de tout autre public afin de les informer et de les orienter selon les besoins, notamment par rapport aux impératifs liés au fonctionnement de la structure et aux spécificités du public accueilli
- tri du courrier, saisie des mouvements, suivi des branchements de lignes téléphoniques,
- gestion des admissions en EHPAD (hébergement permanent et temporaire) : consultation et édition du dossier via le logiciel Trajectoire, vérification du dossier complémentaire, accueil des résidents ou des référents pour les formalités d'entrée, signature et remise des documents contractuels, création du dossier dans CPAGE, mise à jour des fichiers informatiques du service,
- gestion des dossiers administratifs des résidents et plus spécifiquement : alimentation et suivi des dossiers de demande d'aide sociale en lien avec le règlement départemental d'aide sociale spécifique à chaque département (RDAS) - suivi et relance des dossiers d'instance d'aide sociale du département et des départements extérieurs, de la demande de notification de la décision par les Conseils Départementaux - facturation des frais de séjour des résidents pris en charge par l'aide sociale et lien avec les Conseils départementaux et la Trésorerie
- préparation, contrôle, établissement et envoi de la facturation mensuelle
- accueil des familles et des proches, gestion des démarches administratives lors des décès et mise à jour des fichiers
- courrier au référent, représentant légal ou notaire, requêtes au service des domaines,
- assure le rôle de vaguemestre et régisseur de la structure et les suivis qui en découlent
- assure le traitement et le suivi des plaintes et réclamations des usagers en lien avec le référent qualité
horaires fixes de 09 heures à 12 h 30 et 13 h 00 à 16 h 54 du lundi au vendredi
poste à pourvoir à compter du 30 juin 2025

Experience: 1 An(s) - sur poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.